Rechnungswesen für Startups - Häufige Fallstricke

Was gehört in die Rechnung?

Natürlich ist das Ausstellung einer Rechnung kein Akt der Willkür. Da es sich um ein Dokument handelt, welches für die Behörden und die wirtschaftliche Verwaltung von grösster Bedeutung ist, gibt es zahlreiche Pflichtangaben, die auf der Rechnung zu finden sein müssen. Die mit Abstand wichtigsten Punkte sind:

• Der eigene Name samt Anschrift
• Der Name samt Anschrift des Kunden
• Das exakte Rechnungsdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Die individuelle Steuernummer
• Eintragung des Rechnungsgegenstands (Produkte oder Dienstleistungen)
• Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Nettopreis in Franken
• Bruttopreis in Franken
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag

Müssen sich junge Unternehmer selbst bis zur ersten Vorlage hangeln, so nimmt der gesamte Prozess viel Zeit in Anspruch, die eigentlich auf die Erweiterung des Umsatzes hätte verwendet werden können. Auch deshalb spielen vorgefertigte Vorlagen eine wichtige Rolle. Passende Angebote sind etwa auf der Seite www.bexio.com zu finden.

Digital oder in Papierform?

In vielen schweizerischen Büros wird seit Jahren versucht, die Papierlast zu reduzieren. Doch gerade der Bereich des Rechnungswesens wird selten von der Umstellung angetastet. Eine klassische gedruckte Rechnung, die dem Kunden übermittelt wird, scheint eine grössere Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen. Dabei handeln sich Unternehmen auf diese Weise über ein ganzes Jahr deutliche Mehrkosten ein, die bei einer digitalen Rechnung hätten umgangen werden können.

Die sogenannte E-Rechnung liesse sich bequem per E-Mail versenden und würde damit nicht nur den Prozess der Übermittlung verkürzen. Durch die Pflicht zur Aufbewahrung könnte jede Menge Platz eingespart werden. Schliesslich lassen sich die Dokumente wahlweise in der gesicherten Cloud oder auf einer gesonderten Festplatte speichern. Doch natürlich kam der Gesetzgeber nicht umhin, auch für die digitalen Rechnungen klare Richtlinien zu schaffen, die im laufenden Betrieb zwingend eingehalten werden müssen.

Nach Art. 26 MWSTG müssen in der digitalen Rechnung die gleichen Daten zu finden sein, wie beim klassischen Druck. Noch weitere bürokratische Hürden sind bei der Aufbewahrung zu nehmen. Nach den handelsrechtlichen Grundsätzen der ordnungsgemässen Datenverarbeitung (Art. 2 ff. GeBÜV) muss eine digitale Signatur angebracht werden, um von einer ordnungsgemässen Rechnung sprechen zu können. Der Gesetzgeber verlangt hier nach einer fortgeschrittenen digitalen Signatur oder einer qualifizierten Signatur wie der bekannten SuisseID. Um sich nicht mit dieser neuen Materie befassen zu müssen, entschieden sich viele Unternehmen ganz bewusst dafür, bei der traditionellen Form der Ausstellung zu bleiben und die neuen Möglichkeiten gar nicht weiter in Betracht zu ziehen.

Die Einarbeitung lohnt sich

Tatsächlich scheint die Bürokratie zunächst ein sehr undankbares Gebiet zu sein. Unternehmer haben hier nicht die Möglichkeit, ihren Kundenkreis zu erweitern oder den Umsatz zu steigern. Allein die Aussicht darauf, bald die Bezahlung zu erhalten, hält damit die Motivation für das zeitnahe Ausstellen der Rechnung hoch. In der Praxis lohnt es sich, einen genauen Blick auf die verschiedenen Grundsätze zu werfen, welche auf diesem Gebiet von Bedeutung sind. Dies liegt nicht zuletzt an den empfindlichen Strafen, die der Gesetzgeber vorsieht, falls die Merkmale der gültigen Rechnung nicht in der exakten Form zu finden sind oder die Aufbewahrung der Rechnungen nicht ordnungsgemäss erfolgte. Hier muss mit einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren gerechnet werden, die in besonders schweren Fällen verhängt wird. Alternativ haben viele Angeklagte zumindest die Möglichkeit, mit einer Geldstrafe wegen Unterlassen der Buchführung davonzukommen, die nach Art. 166 StGB vorgesehen ist.

All diese Punkte verdeutlichen, dass es sich letztlich um ein sensibles Thema handelt. Alle Unternehmer und Selbstständigen tun gut daran, sich frühzeitig mit den Einflüssen zu befassen und alle Weichen in die richtige Richtung zu stellen. Ist einmal die wichtige Vorarbeit geleistet, so reduziert sich der Arbeitsaufwand erheblich und zahlreiche Routinen können in den Prozess der Arbeit eingeführt werden. Dann ist es auch ohne eigene Buchhaltungs-Abteilung möglich, sich den eigentlichen Geschäftsbereichen zuzuwenden und damit den eigenen Einfluss zu erweitern.

(ps/pd)